Jón Thoroddsen, sýslumaður í Borgarfjarðarsýslu, skrifaði stiftamtmanni 25. september 1865 og fór fram á, að amtið legði til við stjórnina, að hann fengi 40-50 ríkisdala styrk til þess að laga skjalasafn og embættisbækur sýslunnar, eldri en frá árinu 1858, sem lægju undir skemmdum. Um alllangt skeið hefðu verið mikil skipti á sýslumönnum og þeir staðið stutt við. Þannig hefði Jón Árnason (stúdent á Leirá) verið settur sýslumaður átta sinnum, eitt eða tvö ár í senn.

Stiftamtmaður sagðist í svarbréfi 2. október sama ár ætla að fara um Borgarfjarðarsýslu næsta sumar og víðar um amtið og mundi þá líta eftir skjölum sýslunnar. Við það stóð hann og sannfærðist um, að ástandið væri ekki gott, eins og kemur fram í bréfi hans til Íslensku stjórnardeildarinnar 22. febrúar 1867.

Jón Thoroddsen ítrekaði styrkbeiðni sína 12. febrúar 1867 en lét sér nægja að fara fram á 20 ríkisdali. Í áðurnefndu bréfi stiftamtmanns til Íslensku stjórnardeildarinnar 22. febrúar 1867 tók hann undir nauðsyn þess, að skjalasafnið væri lagfært. Vildi stiftamtmaður fá leyfi stjórnarinnar til þess að veita Jóni sýslumanni styrk úr Repartitionssjóði (Jöfnunarsjóði) Suðuramtsins til þess að lagfæra eldri hluta sýsluskjalasafnsins. Sýslumaður bæri helming kostnaðar en sjóðurinn hinn helminginn, sem færi þó ekki yfir 20 ríkisdali.

Neitun kom frá Íslensku stjórnardeildinni 25. júlí 1867. Slík útgjöld ættu ekki við Repartitionssjóðinn. Enn síður kæmi styrkveiting til greina, þar sem fleiri beiðnir um viðgerðarstyrki myndu þá berast. Stiftamtmaður sendi sýslumanni afrit af neituninni í bréfi því frá 31. ágúst 1867, sem hér birtist.

Björk Ingimundardóttir ritaði kynningartexta og skrifaði upp texta bréfsins.